Digitalisierung (d.h. IT-Durchdringung aller wertschöpfenden Abläufe im Unternehmen) kann sehr wesentliche Wettbewerbsvorteile im Mittelstand generieren und wird damit zum Baustein vieler Unternehmensstrategien. Digitalisierung ist aber auch eine große Herausforderung für die IT im Mittelstand, da sich viele IT-Organisationen komplett neu positionieren und eine neue Rolle finden/einnehmen müssen.
Es braucht neue Kompetenzen und Motivation, um die individuellen und teilweise sehr spezifischen Anforderungen der Fachabteilungen im Unternehmen zu verstehen (ggf. kritisch zu hinterfragen), Potenziale zu erkennen und Lösungen aus ganzheitlicher Perspektive zu entwickeln.
IT-Verantwortlichen im Mittelstand, die sich dieser Herausforderung grundsätzlich stellen wollen, stehen wir gern mit unserer Erfahrung zur Seite.
Grundvoraussetzung für abteilungsübergreifende Projekte zur Digitalisierung der Wertschöpfung ist eine gemeinsame Kommunikationsbasis im Unternehmen.
Die allermeisten Abläufe im Unternehmen sind in ihrer Beschreibung komplex, weil gleichzeitig kommunizierbar sein muss, wer-wann-was-womit-wofür macht. Abläufe müssen in aller Regel in ihre Bestandteile (Prozessschritte) zerlegt werden und jeweils mit den zugehörigen Inputs (inkl. Informationen), Outputs (inkl. Informationen), Verantwortlichkeiten und verwendeten Hilfsmitteln/Werkzeugen beschrieben werden.
Aus unserer Erfahrung sind Abläufe innerhalb von Unternehmen in sehr unterschiedlicher Form oder auch gar nicht ("gelebte Praxis") dokumentiert. Wir empfehlen unseren Klienten, sich auf eine hierarchisch strukturierte (d.h.mehrere Abstraktionsebenen), leicht erfass- bzw. verstehbare (d.h. visuelle), Schritt-für-Schritt auf Projektbasis zu vervollständigende Kommunikationsbasis für die Beschreibung von Abläufen im Unternehmen zu einigen. Wir nennen diese Kommunikationsbasis Prozesshaus.
Dieses Prozesshaus ist übrigens auch außerhalb von Digitalisierungsprojekten sehr hilfreich (z.B. bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter).
Vor jedem Digitalisierungsvorhaben sollten die betroffenen Abläufe/Prozesse auf den Prüfstand gestellt werden. Die existierenden Prozesse im Unternehmen haben eine Historie ("... das wurde schon immer so gemacht"), viele Prozesse haben schlecht funktionierende Schnittstellen bzw. sind ungenügend mit anderen interdependenten Prozessen abgestimmt, Prozesse weisen häufig Medien- und Informationsbrüche auf, teilweise sind Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt und letztlich sind Effizienzpotenziale in der Prozessgestaltung nicht (vollständig) realisiert.
Wer nicht vorher aufräumt, digitalisiert mit großer Wahrscheinlichkeit mit großem Aufwand schlechte Abläufe ... und wird die angestrebten Digitalisierungsvorteile nicht erreichen.
Unter Zuhilfenahme von etablierten Methoden des Business Process Management (BPM) bzw. Business Process Optimization (BPO), des Lean Management und einer ganzheitlichen Informationsperspektive fokussieren Fachkonzepte für digitalisierte Wertschöpfung intensiv auf optimal gestaltete Abläufe.
Viele IT-Organisationen im Mittelstand stehen hier vor einer (völlig) neuen Rolle: Treiber bzw. Kompetenzpartner bei Geschäftsprozessoptimierungen in Fachabteilungen zu sein.
Auf Basis konzeptionell optimierter Abläufe können konkrete Geschäftsprozesse digitalisiert werden.
Wettbewerbsvorteile entstehen dabei zum einen durch höhere operative Effizienz und Qualität der digitalisierten Geschäftsprozesse (Schnelligkeit, Verläßlichkeit, geringere Fehlerraten, ...) durch richtige (= relevante) Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Form.
Zum anderen sind grundlegende fachliche Verbesserungen der Geschäftsprozesse durch Digitalisierung möglich, die zu höherwertigen Outputs oder sogar neuen Geschäftsmodellen führen können.
Die IT kann hier zum Innovationsmotor im Unternehmen werden. Gleichzeitig obliegt es aber auch der IT, realistische Projekptlanungen zu machen, qualitativ hervorragende Lastenhefte zu produzieren und tragfähige Business Cases für Digitalisierungsvorhaben zusammen mit den Fachabteilungen zu entwickeln.